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Errores comunes que deben evitarse al configurar un VSE

Les systèmes modernes de point de vente et de caisse enregistreuse simplifient le processus de vente de biens et de services pour les commerçants. Ces systèmes sont bénéfiques pour tous les types de petites entreprises, comme les restaurants, les salons de coiffure et les magasins de détail, car ils augmentent les ventes et fournissent des solutions de gestion efficaces. En outre, ces systèmes permettent de tirer parti de fonctions de commerce électronique telles que la commande en ligne. Cela dit, si vous n’avez pas examiné attentivement les problèmes potentiels, votre système de point de vente et de caisse enregistreuse risque de poser des problèmes.

Une mauvaise compréhension du type de point de vente à acquérir, une installation défectueuse du système de point de vente et l’absence de formation des employés à l’utilisation du point de vente peuvent conduire à des circonstances défavorables.

Heureusement, vous pouvez éviter la majorité des erreurs sur votre future caisse enregistreuse en choisissant et en utilisant soigneusement votre système de point de vente. Découvrez les erreurs les plus fréquentes et les stratégies efficaces pour les éviter en poursuivant la lecture de cet article.

Choisir la mauvaise caisse enregistreuse

Les entreprises négligent souvent d’étudier de manière approfondie le choix d’un système de point de vente et de caisse enregistreuse optimal, oubliant qu’une mauvaise sélection peut avoir des conséquences importantes. Bien que le matériel de point de vente lui-même, tel qu’une caisse enregistreuse ou un lecteur de cartes de crédit, puisse sembler être à l’origine de problèmes majeurs, les vrais coupables sont les services marchands et les fournisseurs d’assistance technique qui seront utilisés en conjonction avec le système de point de vente.

Les commerçants commettent souvent l’erreur d’opter pour une caisse enregistreuse bon marché ou d’en acheter un d’occasion sur eBay sans se rendre compte qu’ils s’attachent également à un compte marchand qui n’est peut-être pas lié à une banque réputée. Par conséquent, cela peut entraîner des frais de passage de carte de crédit excessifs, le gel du compte et des frais inattendus en cas de résiliation prématurée du service.

De nombreuses entreprises choisissent une caisse enregistreuse simplement parce qu’elle présente des caractéristiques impressionnantes ou un matériel élégant. Cependant, elles risquent de se retrouver plus tard confrontées à des dysfonctionnements technologiques et à une assistance à la clientèle inadéquate.

L’adoption d’un système de caisse enregistreuse approprié dépend de la nature de chaque entreprise. L’examen des avis sur les logiciels de caisse, la réalisation d’essais et l’achat auprès d’un distributeur ou d’un vendeur digne de confiance peuvent permettre d’éviter toute difficulté.

L’installation de la caisse enregistreuse n’a pas été effectuée correctement.

Bien que cela puisse sembler facile, l’acquisition de votre caisse enregistreuse peut nécessiter l’aide d’un professionnel, en particulier si vous choisissez d’utiliser une plateforme simple basée sur une tablette. En règle générale, il est plus avantageux de faire installer votre système par le fournisseur du point de vente ou le fabricant du matériel afin d’éviter les problèmes liés à des questions apparemment insignifiantes telles que les câbles de réseau et les paramètres logiciels, qui peuvent entraîner des perturbations importantes lors de l’exercice d’activités commerciales avec la caisse enregistreuse.

Les clients rencontrent fréquemment des problèmes techniques avec leurs systèmes, la prévalence étant plus élevée pour ceux qui ne sont pas installés par des professionnels.

L’installation d’une caisse enregistreuse et d’un point de vente est souvent semée d’embûches, notamment en ce qui concerne l’installation des nouveaux lecteurs de cartes à puce EMV.

Selon un rapport du Chicago Tribune, les petits détaillants sont confrontés à des problèmes avec leurs terminaux EMV, les deux tiers d’entre eux étant apparemment mal configurés. Par conséquent, certains commerçants se voient facturer des frais élevés en raison de la configuration incomplète du réseau de débit sur leur nouveau lecteur EMV.

Les commerçants doivent être prudents quant aux paramètres du réseau de débit de leurs terminaux, même si nous encourageons l’utilisation d’un terminal EMV.

Absence de plan d’urgence

Il est judicieux de prévoir un plan d’urgence pour l’acceptation des paiements en cas de dysfonctionnement de votre caisse enregistreuse, même si vous avez déjà investi du temps dans le choix d’un système fiable. Cela est particulièrement important si vous optez pour un système basé sur le cloud qui nécessite une connexion WiFi pour traiter les paiements.

Il est essentiel de disposer d’un plan de sauvegarde pour votre système de point de vente (POS) en cas de problèmes de connectivité internet. Bien que certains TPV basés sur le cloud aient une option permettant de mettre en file d’attente les transactions par carte de crédit en mode hors ligne, il est conseillé de disposer d’une connexion hotspot secondaire qui peut être utilisée comme solution de secours en cas de défaillance de la connexion principale.

Votre entreprise peut avoir besoin d’un système POS de secours. Dans ce cas, il est courant que les entreprises disposent d’une application de paiement mobile supplémentaire ou d’un système de point de vente gratuit à utiliser lorsque la caisse enregistreuse principale rencontre certains problèmes. Un terminal virtuel comme PayPal peut également être utilisé comme option de paiement de secours en cas de défaillance du PDV principal. Plus vous disposez de méthodes d’acceptation des paiements, mieux c’est pour votre entreprise.

Rompre les termes de votre contrat de services marchands

Les commerçants peuvent enfreindre involontairement les accords relatifs à leur compte marchand et ne pas s’en rendre compte, jusqu’à ce qu’ils soient surpris par le gel ou l’annulation soudaine de leur compte.

En mettant en œuvre ces deux actions, vous pouvez prévenir les violations involontaires de votre contrat de services marchands et éviter les conséquences de l’incapacité de votre caisse enregistreuse d’effectuer des paiements dans la plupart des situations :

Il est essentiel de veiller à ne pas dépasser les limites mensuelles de traitement des cartes de crédit et de s’en tenir aux produits annoncés. Il est important d’éviter de vendre des produits différents de ceux que vous avez annoncé.

La réduction des débits compensatoires permet également d’éviter les interruptions d’activité telles que les gels de compte et les résiliations. Il est essentiel de faire preuve de prudence et d’éviter les transactions suspectes lorsque vous utilisez un point de vente mobile avec un compte marchand agrégé.

Ne pas donner la priorité à la sécurité de votre système de point de vente (POS) peut avoir des conséquences néfastes. Négliger la sécurité de votre système de point de vente (TPV) peut avoir de graves répercussions.

Les petites entreprises sont souvent confrontées au problème de la fraude dans leurs systèmes de point de vente. Pour éviter ces erreurs coûteuses, il est essentiel d’entretenir et de vérifier régulièrement votre caisse enregistreuse afin de s’assurer qu’elle soit conforme à toutes les normes de conformité PCI-DSS. Pour ce faire, il convient d’entreprendre diverses tâches telles que la mise à jour du logiciel antivirus et l’attribution d’identifiants distincts à toute personne accédant à l’ordinateur.

Opter pour le terminal a bande magnétique plutôt que l’option EMV

Il est essentiel de ne pas commettre l’erreur de ne pas accepter les cartes à puce, mais heureusement, il est facile de l’éviter. En acquérant un point de vente conforme à la norme EMV, vous pouvez facilement vous procurer et installer une caisse enregistreuse acceptant les cartes à puce.
Pourquoi le rejet des cartes à puce est-il une erreur ?
Compte tenu du coût de ces lecteurs et de la lenteur du traitement des cartes par rapport aux options à bande magnétique, sans parler des problèmes qu’ils peuvent poser s’ils ne sont pas installés correctement, il est compréhensible que l’on s’interroge sur leur nécessité. Cependant, il y a plusieurs raisons pour lesquelles c’est une erreur de ne pas les accepter.

Les transactions EMV offrent une plus grande sécurité que celles qui sont effectuées à l’aide d’une carte magnétique. Depuis peu, les fraudeurs se concentrent sur les entreprises qui n’acceptent pas les paiements EMV. En outre, de nombreux terminaux EMV peuvent faciliter les paiements NFC, y compris ApplePay.

De manière assez surprenante, le point le plus étonnant reste à venir :

Votre responsabilité en matière de fraude à la carte de crédit augmente si vous n’adoptez pas le nouveau système de carte à puce pour votre entreprise.

Sous-utilisation de votre caisse enregistreuse

Les caisses enregistreuses modernes basées sur le cloud offrent de nombreuses possibilités. Grâce à des fonctions complètes de reporting et de marketing, ces systèmes aident les commerçants à accroître leur chiffre d’affaires. Cependant, on constate souvent que les commerçants utilisent une caisse enregistreuse uniquement pour comptabiliser les ventes et négligent les fonctions avancées. Il est fort probable que vous n’exploitiez pas au maximum les fonctionnalités offertes par votre système POS, ce qui signifie que vous dépensez de l’argent pour des fonctionnalités que vous n’utilisez pas. Ces fonctionnalités peuvent comprendre…

  • Rapports sur les résultats des ventes ;
  • Marketing en ligne par courrier électronique ;
  • Suivi des niveaux de stock ;
  • Commerce numérique ;
  • Gestion du personnel au sein de l’organisation.

Tirez le meilleur parti de votre caisse enregistreuse en explorant son potentiel grâce aux rapports standard et avancés fournis par les logiciels de point de vente basés sur le cloud. En outre, maximisez vos avantages en utilisant l’aide et l’assistance disponibles auprès de votre fournisseur de point de vente, qui comprend généralement une ligne d’assistance technique et des ressources d’assistance numérique.

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