Les propriétaires de petites entreprises sont fréquemment confrontés à des situations telles que la perte de l’accès à l’internet pendant le rush du milieu de matinée ou la réception d’un appel paniqué d’un employé au sujet d’une transaction pendant le week-end.
Afin de suivre le nombre croissant de consommateurs mobiles, il est essentiel pour les propriétaires d’entreprises, telles que les détaillants, les restaurants et les bars, de disposer d’un système de point de vente (TPV) moderne et fiable, équipé des dernières technologies, offrant des capacités hors ligne et une compatibilité avec de nombreux appareils. L’utilisation de l’intégration peut être très bénéfique pour votre entreprise.
La raison d’être de l’intégration comptable dans une caisse enregistreuse
L’intégration du logiciel entre votre système de caisse enregistreuse et votre système d’exploitation comptable est un aspect essentiel d’un système de point de vente de qualité.
L’utilisation d’un système tout-en-un qui combine le point de vente et la comptabilité garantit que les informations sur les ventes et les stocks sont mises à jour quotidiennement sans qu’il soit nécessaire de les saisir manuellement. Cela élimine non seulement le risque d’erreur humaine, mais permet également de gagner un temps précieux.
Les implications de l’intégration pour votre équipe
En adoptant un système convivial et complet, votre administration peut réduire considérablement le temps de formation des employés. Un système unifié est doté d’un écran tactile prédéfini qui transforme une tablette en caisse enregistreuse portable, acceptant les commandes, les versements et surveillant les niveaux de stock ainsi que les comptes des clients.
Les systèmes de paiement obsolètes peuvent être source de frustration et de perte de temps pour vos clients, ce qui peut avoir un impact négatif sur votre activité. Toutefois, les systèmes modernes de caisse enregistreuse ont la capacité de fonctionner hors ligne, en stockant les données à traiter lorsque le système est reconnecté à l’internet. Cette fonction permet de poursuivre des transactions fluides et efficaces, même en cas d’interruption de l’internet.
La productivité de votre entreprise peut être grandement améliorée grâce aux avantages en termes de gain de temps et de commodité de l’informatique dématérialisée. En utilisant un système de point de vente intégré, vous pouvez accéder aux données à partir de n’importe quel appareil, sans restriction. De plus, si vous intégrez une tablette à votre système de point de vente, votre personnel peut traiter les paiements des clients à partir de différents endroits, comme le comptoir, le sol du magasin ou la table du restaurant, grâce à une interface conviviale.
Relier la comptabilité à une caisse enregistreuse intelligente
Après avoir réussi à connecter votre caisse enregistreuse à votre logiciel de comptabilité, assurez-vous que vous utilisez les données à votre avantage.
- L’une des façons de gérer efficacement vos ventes est d’analyser les données recueillies par votre système de point de vente. Utilisez ces informations pour prendre des décisions éclairées sur les ajustements de prix pendant les journées creuses ou les ventes hebdomadaires récurrentes. Examinez ensuite vos documents comptables pour évaluer l’impact global de ces mesures sur vos finances
- Utilisez les données des points de vente depuis un back-office de caisse pour réduire les frais d’expédition en identifiant les articles à faible stock qui peuvent être expédiés ensemble, comme le prouvent les documents comptables indiquant une perte sur les frais d’expédition
- Analysez vos comptes de résultats à l’aide des données des points de vente et des données comptables afin d’évaluer l’impact de divers efforts, tels que l’augmentation des prix ou la prolongation des heures d’ouverture. En surveillant les habitudes d’achat des clients et les indicateurs clés de l’entreprise grâce aux données des points de vente, vous pouvez utiliser ces informations pour stimuler les ventes et prendre des décisions éclairées pour votre entreprise.
Intégrer votre système de point de vente et votre logiciel de comptabilité : Pourquoi c’est important ?
Considérez les innombrables tâches effectuées régulièrement par votre restaurant, que ce soit tous les jours ou toutes les semaines : comptabilisation des salaires des employés, traitement des transactions, règlement des factures des fournisseurs, etc. Et ce n’est que le début d’une vaste gamme d’opérations.
Imaginez à quel point il serait facile de s’acquitter de toutes ces responsabilités grâce à un programme de comptabilité informatisé et efficace, directement lié à votre système caisse enregistreuse ( point de vente (POS) ). Cette intégration créerait une plate-forme d’information unifiée, ce qui permettrait de s’affranchir des méthodes traditionnelles et de réduire considérablement, voire d’éliminer, les erreurs causées par des êtres humains.
En outre, votre entreprise peut voir sa marge bénéficiaire augmenter grâce à des rapports rapides et précis, tout en obtenant une meilleure compréhension des possibilités de croissance.
La combinaison des systèmes comptables avec le traitement des salaires peut accroître l’efficacité et la précision de la gestion financière.
Comment une entreprise peut-il bénéficier d’un système de comptabilité intégré ? Un tel système se synchronise avec d’autres types de logiciels et crée un ensemble technologique spécialisé pour les entreprises. De nombreuses intégrations sont possibles, notamment en ce qui concerne le respect de la législation du travail, le marketing, l’embauche, l’intégration et le système de caisse enregistreuse.
Les informations vitales pour l’entreprise, telles que les statistiques sur la main-d’œuvre et les chiffres de vente, sont conservées dans le système de caisse enregistreuse, ce que tous les exploitants savent. Un système de point de vente complet est relié directement à votre logiciel de comptabilité pour une solution intégrée, prenant toutes les données et les amenant dans votre plateforme de comptabilité. Vos états financiers sont ensuite mis à jour à mesure que les données du point de vente sont dispersées, le cas échéant, pour en garantir l’exactitude.
Obtenez une transparence financière absolue
Prenons l’exemple du traitement des salaires. Il est important de disposer d’un système intégré de comptabilité qui synchronise automatiquement les données de la paie :
- Éviter les pertes de données en réduisant l’exportation des fichiers de paie et effectuer efficacement les révisions de paie pour un paiement rapide des employés. Automatiser les éléments réglementaires et de conformité tels que les congés payés, les congés de maladie et les pourboires afin d’éviter les erreurs dues à la saisie manuelle des données dans le système de traitement de la paie.
- Les exploitants et leurs équipes peuvent économiser plusieurs heures de saisie de données pour le traitement des salaires en utilisant une caisse enregistreuse intelligente qui s’intègre parfaitement à leur logiciel de comptabilité.
La combinaison de systèmes de points de vente (POS) et de rapports opérationnels
Ceux qui sont capables d’utiliser des données en temps réel pour optimiser leur trésorerie et améliorer la précision de leurs budgets et de leurs objectifs opérationnels obtiendront toujours des résultats supérieurs à ceux qui n’y parviennent pas. Néanmoins, ce niveau de performance ne peut être atteint que grâce à un système de point de vente intégré à votre logiciel de comptabilité.
La combinaison d’un logiciel de caisse enregistreuse intelligent et d’un logiciel de comptabilité permet aux responsables d’évaluer les indicateurs clés de performance opérationnels et de générer des rapports sur la main-d’œuvre, les ventes et les produits. Il leur permet également de comparer les performances du franchiseur et du franchisé grâce à des rapports basés sur les exceptions qui dépendent des tolérances.
L’utilisation d’un système d’ingestion de données transparent et précis permet aux opérateurs de prendre des initiatives au lieu d’attendre que des problèmes potentiels surviennent. Ceci est illustré par la transparence des rapports opérationnels, qui permet aux propriétaires de mettre en œuvre immédiatement des solutions basées sur les données pour améliorer la rentabilité.
Refonte des rapports de vente
L’importation directe des données du point de vente dans le logiciel de comptabilité permet aux exploitants d’accéder facilement aux informations relatives aux ventes. Ces données comprennent les ventes par rapport à la main-d’œuvre, le chiffre d’affaires par heure de la journée, le chiffre d’affaires des cartes-cadeaux, les articles à prix réduit, les promotions et d’autres points de données. En analysant ces informations détaillées, les exploitants peuvent prévoir les ventes avec plus de précision et gérer efficacement leurs budgets.
Rapports sur les questions de travail
En utilisant le suivi des indicateurs clés de performance avec les informations des points de vente, les exploitants ont la possibilité de superviser les coûts de la main-d’œuvre et de tirer le meilleur parti de l’argent qu’ils y consacrent. En analysant les tendances commerciales, les exploitants peuvent planifier leurs employés de manière optimale. La collecte de données, telles que les rapports flash quotidiens avec alertes sur les heures supplémentaires, les données sur le temps de présence, le taux de travail des serveurs, les données sur les pourboires des employés, entre autres, peut aider à gérer les dépenses de main-d’œuvre.
Grâce à la mise en œuvre d’un logiciel intégré de point de vente et de comptabilité, les informations pertinentes concernant le menu sont accessibles. Les opérateurs peuvent consulter les articles les plus et les moins vendus, analyser les données relatives à l’assortiment des produits et évaluer les ventes par rapport à la marge contributive. Le logiciel est également en mesure de signaler rapidement toute anomalie dans les recettes unitaires, les fournisseurs ou les détails des articles, ce qui facilite la communication entre les opérateurs et les parties concernées.
